Tugas — kebersihan dan perawatan

Tugas adalah satu layar untuk pekerjaan yang terjadi di dunia nyata: pembersihan dan perawatan.

Papan kebersihan, dikelompokkan per hari lalu per bangunan. Tiap kartu menyebut apakah itu pembersihan check-out atau persiapan, dan siapa petugasnya.

Papan kebersihan

Pembersihan ditata dalam kolom hari — hari ini, besok, lusa. Tiap kartu adalah satu turnover: kamarnya, jam check-out, kedatangan berikutnya, dan petugas yang ditugaskan.

Tugas turnover dibuat otomatis semalam sebelum check-out. Tidak ada yang perlu mengingatnya, dan tugas dibuat hanya untuk tanggal itu — papan ini bergulir beberapa hari, bukan setahun penuh baris yang sudah dibuat.

Untuk tiap tugas Anda bisa:

• Menugaskan petugas — atau membiarkan penugasan bawaan kamar bekerja.
• Menandai selesai, dengan foto sebagai bukti bila perlu.
• Melewatinya, dengan alasan, saat tamu memperpanjang atau kamar tidak dipakai.

Petugas bawaan per kamar

Tetapkan petugas utama per kamar di pengaturan kebersihan. Tidak ada bawaan per bangunan, dan itu disengaja: dalam praktiknya kamar-kamar satu vila ditangani orang berbeda, dan bawaan per bangunan diam-diam salah menugaskan.

Klaster kebersihan

Klaster kebersihan adalah kelompok properti yang ditangani satu orang — biasanya karena berdekatan. Tetapkan klaster properti di halamannya sendiri.

Klaster mengubah dua hal: papan mengelompokkan berdasarkan klaster, dan ringkasan harian menghasilkan satu pesan WhatsApp per klaster yang hanya memuat pekerjaan klaster itu. Pesan itulah yang Anda kirim ke petugas — isinya pekerjaan mereka dan tidak ada informasi lain tentang portofolio Anda.

Apa yang dilihat petugas kebersihan

Anggota tim dengan peran petugas kebersihan melihat pembersihan yang ditugaskan kepadanya, dan cukup informasi untuk menemukan propertinya. Bukan booking Anda, bukan pendapatan Anda, bukan kode pintu bangunan lain. Lihat Tim dan peran.

Tiket

Tiket adalah apa pun yang perlu diperbaiki atau dikejar: AC rusak, keluhan tamu, pemasok yang harus dihubungi.

Tiket terbuka dengan sendirinya dari pesan tamu yang terbaca sebagai keluhan atau masalah perawatan, dan Anda bisa membuatnya manual dari layar tiket atau langsung dari kalender.

Tiga hal tentang tiket otomatis yang perlu diketahui, karena inilah yang mencegah daftarnya menjadi kebisingan:

• Satu utas, satu tiket, selamanya. Berapa kali pun klasifikasi berjalan, percakapan yang sudah menghasilkan tiket tidak akan menghasilkan yang kedua.
• Hanya dua minggu terakhir. Utas yang tidak disentuh siapa pun selama dua minggu adalah riwayat, bukan pekerjaan.
• Tidak membanjir di hari pertama. Menghubungkan riwayat pesan setahun tidak membuka tiga ratus tiket; hanya yang terbaru dan masih bisa ditindaklanjuti yang dibuat.

Tiap tiket punya:

• Status — dari terbuka sampai selesai.
• Penanggung jawab — anggota tim.
• Jadwal — beri rentang tanggal dan tiket digambar di kalender, sehingga perbaikan dua hari terlihat berdampingan dengan booking di sekitarnya.
• Rencana penyelesaian AI, bila diminta — dugaan penyebab dan rencana langkah demi langkah.

Tiket bersifat internal. Tamu tidak pernah melihatnya, bahkan tiket yang dibuka dari pesan mereka sendiri.

Obrolan tim

Di samping tugas ada obrolan tim untuk orang-orang yang menangani properti — percakapan yang biasanya terjadi di grup WhatsApp yang tidak bisa dicari lagi nanti. Terpisah dari pesan tamu, dan tamu tidak bisa melihatnya.