Công việc — dọn phòng và bảo trì

Công việc là một màn hình cho những việc diễn ra ngoài đời thật: dọn phòng và bảo trì.

Bảng dọn phòng, nhóm theo ngày rồi theo tòa nhà. Mỗi thẻ cho biết đó là ca dọn sau trả phòng hay chuẩn bị, và ai được giao.

Bảng dọn phòng

Các ca dọn được bày theo cột ngày — hôm nay, ngày mai, ngày kia. Mỗi thẻ là một turnover: phòng, giờ trả phòng, lượt đến kế tiếp, và nhân viên được phân công.

Công việc turnover được tạo tự động vào đêm trước ngày trả phòng. Không ai phải nhớ tạo nó, và nó chỉ được tạo cho đúng ngày đó — bảng này cuộn theo vài ngày, không phải cả năm hàng đã dựng sẵn.

Với mỗi công việc bạn có thể:

• Phân công nhân viên — hoặc để phân công mặc định của phòng làm việc đó.
• Đánh dấu hoàn tất, kèm ảnh làm bằng chứng nếu muốn.
• Bỏ qua, kèm lý do, khi khách ở tiếp hoặc phòng không được dùng.

Nhân viên mặc định theo phòng

Đặt nhân viên chính theo từng phòng trong cài đặt dọn phòng. Không có mặc định theo tòa nhà, và đó là chủ ý: trên thực tế các phòng của cùng một villa do những người khác nhau phụ trách.

Cụm dọn phòng

Cụm dọn phòng là nhóm bất động sản do một người phụ trách — thường vì chúng gần nhau. Đặt cụm cho một bất động sản trên trang của nó.

Cụm thay đổi hai thứ: bảng nhóm theo cụm, và bản tóm tắt hằng ngày tạo một tin nhắn WhatsApp cho mỗi cụm chỉ liệt kê công việc của cụm đó. Đó là tin bạn gửi cho nhân viên — nó chứa công việc của họ và không có gì khác về danh mục của bạn.

Nhân viên dọn phòng thấy gì

Thành viên có vai trò dọn phòng thấy những ca được phân công cho họ, và đủ thông tin để tìm ra bất động sản. Không phải đặt phòng của bạn, không phải doanh thu của bạn, không phải mã cửa của các tòa khác. Xem Đội ngũ và vai trò.

Ticket

Ticket là bất cứ thứ gì cần sửa hoặc cần theo đuổi: máy lạnh hỏng, khách phàn nàn, nhà cung cấp cần gọi.

Ticket tự mở từ tin nhắn khách đọc ra như lời phàn nàn hoặc sự cố bảo trì, và bạn có thể tạo thủ công từ màn hình ticket hoặc ngay trên lịch.

Ba điều về ticket tự động đáng biết, vì chúng là thứ giữ cho danh sách không thành tạp âm:

• Một luồng, một ticket, mãi mãi. Dù việc phân loại chạy bao nhiêu lần, một hội thoại đã sinh ra ticket sẽ không sinh ra ticket thứ hai.
• Chỉ hai tuần gần nhất. Một luồng không ai đụng tới trong hai tuần là lịch sử, không phải việc.
• Không tràn ngập trong ngày đầu. Kết nối cả năm lịch sử tin nhắn không mở ba trăm ticket; chỉ những cái gần đây mà ai đó còn xử lý được mới được tạo.

Mỗi ticket có:

• Trạng thái — từ mở đến xong.
• Người phụ trách — một thành viên.
• Lịch — cho một khoảng ngày và ticket được vẽ lên lịch, để một đợt sửa hai ngày hiện ra cạnh các lượt đặt xung quanh.
• Kế hoạch xử lý bằng AI, khi được yêu cầu — nguyên nhân khả dĩ và kế hoạch từng bước.

Ticket là nội bộ. Khách không bao giờ thấy, kể cả ticket mở từ chính tin nhắn của họ.

Trò chuyện nội bộ

Bên cạnh công việc có trò chuyện nội bộ cho những người vận hành bất động sản — cuộc trao đổi mà bình thường diễn ra trong một nhóm WhatsApp không thể tìm lại sau này. Tách khỏi tin nhắn khách, và khách không thấy được.